Một trong những phương pháp nổi bật nhất và được áp dụng rộng rãi trong ngành quản lý kho là 5S. Vậy, 5s trong quản lý kho là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Hãy cùng Pland Investment JSC tìm hiểu chi tiết qua bài viết bên dưới nhé.
Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho là gì?
Tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho bắt nguồn từ nước Nhật. Tiêu chuẩn này được áp dụng lần đầu tiên tại một hãng ô tô đó là Toyota. Mục đích chính của tiêu chuẩn 5s đó là hỗ trợ doanh nghiệp quản lý vật tư, hàng hóa, tối ưu thời gian đặt hàng và hoàn thiện mô hình quản lý kho.
Cụ thể 5s bao gồm:
1. Seri (Sàng lọc):
- Phân loại: Phân loại các vật dụng, thiết bị, tài liệu, … trong khu vực làm việc thành các nhóm theo chức năng, tần suất sử dụng, mức độ quan trọng, …
- Loại bỏ: Xác định và loại bỏ các vật dụng không cần thiết, hư hỏng hay ít được sử dụng để giải phóng không gian và giảm thiểu lãng phí.
2. Seiton (Sắp xếp)
- Sắp xếp: Sắp xếp những vật dụng, thiết bị, tài liệu, … một cách khoa học, hợp lý nhằm đảm bảo dễ tìm kiếm, dễ sử dụng, thuận tiện cho việc vận chuyển và di chuyển.
- Đánh dấu: Sử dụng các ký hiệu, nhãn mác, bảng tên, … để có thể phân biệt và định vị rõ ràng vị trí của từng vật dụng, thiết bị.
3. Seiso (Sạch sẽ)
- Vệ sinh: Thực hiện vệ sinh khu vực làm việc thường xuyên, đảm bảo không để khu vực sản xuất có rác rác thải, bụi bẩn, hoặc các vật dụng cản trở hoạt động.
- Kiểm tra: Kiểm tra định kỳ các thiết bị, máy móc để phát hiện và sửa chữa kịp thời các hư hỏng, đảm bảo an toàn lao động.
4. Seiketsu (Săn sóc)
- Duy trì: Duy trì thực hiện các hoạt động 3S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ) là cách thường xuyên và liên tục.
- Cải tiến: Phát hiện và đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả áp dụng 5S.
5. Shitsuke (Sẵn sàng)
- Rèn luyện: Rèn luyện thói quen thực hiện 5S một cách tự giác, biến nó thành văn hóa làm việc.
- Hợp tác: Thúc đẩy tinh thần hợp tác trong việc áp dụng 5S, tạo môi trường làm việc chung hiệu quả và an toàn.
Cách áp dụng nguyên tắc 5S trong quản lý kho
Seiri – Sàng lọc
Tiêu chí đầu tiên của bộ tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho mà chúng ta cần thực hiện đó là sàng lọc. Tiêu chí này nhằm chỉ đến công việc sắp xếp, phân loại các loại hàng hóa hay vật tư dựa theo từng đối tượng, tần suất và mục đích sử dụng.
Ví dụ, tuỳ thuộc vào phương pháp quản lý hàng tồn kho hiện có (nguyên tắc LIFO, FIFO, FEFO, …) mà doanh nghiệp có thể xác định được đâu là hàng hóa mà mình cần phải ưu tiên xuất kho trước. Các hàng hóa này nên được sắp xếp trên những kệ dễ lấy hay phía trước kho để có thể dễ dàng lấy ngay khi có phiếu xuất kho.
Công việc sàng lọc đóng vai trò vô cùn quan trọng trong chuỗi hoạt động quản lý kho tại bất kỳ doanh nghiệp nào. Lý do là vì nhiệm vụ này cho phép doanh nghiệp cần phải quản lý kho một cách dễ dàng dựa theo mục tiêu kinh doanh chính của mình.
Ngoài việc phân loại hàng hóa, công việc sàng lọc còn bao gồm loại bỏ những vật dụng không cần thiết, đồ đạc hoặc thiết bị hỏng hóc nhằm tối ưu hóa diện tích sử dụng tại kho bãi.
Seiton – Sắp xếp
Sắp xếp là yếu tố tiếp theo được nhắc đến trong bộ tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho. Đây là giai đoạn doanh nghiệp cần phải tiến hành sắp xếp các trang thiết bị, hàng hóa, vật tư trong kho một cách hợp lý, tối ưu và khoa học.
Khi sắp xếp hàng hóa, doanh nghiệp cần chú ý tuân thủ những tiêu chí quan trọng như tính dễ thấy, dễ tìm, dễ lấy và dễ hoàn lại. Nhân viên kho nên dùngcác nhãn dán để ghi chú thông tin của hàng hóa, giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn.
Nếu không gian nhà kho được dùng tối ưu, việc xuất hàng hóa cũng sẽ trở nên nhanh chóng hơn. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tình trạn kho trống quá nhiều.
Seiso – Sạch sẽ
“Sạch sẽ” ở đây được hiểu là việc thực hiện công tác vệ sinh, lau chùi các vật dụng, hàng hóa thường xuyên. Việc vệ sinh giúp loại bỏ tất cả những nhân gây bẩn, cản trở công việc trong kho.
Đặc biệt, đối với các kho lưu trữ sản phẩm hoặc thiết bị công nghệ, việc giữ vệ sinh sạch sẽ rất quan trọng vì bụi bẩn có thể gây hỏng hóc, giảm tuổi thọ của máy móc. Đối với những kho có chứa những loại lương thực, thực phẩm, việc giữ vệ sinh sạch là điều vô cùng cần thiết. Lý do là vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe con người và chất lượng sản phẩm.
Như vậy, việc giữ gìn vệ sinh nhà kho vừa giúp gia tăng chất lượng sản phẩm vừa thể hiện sự uy tín, chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Seiketsu – Săn sóc
Giai đoạn săn sóc giúp cho các doanh nghiệp có thể duy trì việc thực hiện các tiêu chuẩn 3S (Seiri, Seiton, Seiso) trước đó một cách liên tục. Đây được xem là tiền đề quan trọng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tiến tới phát triển và hoàn thiện tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho.
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần phải thiết lập những mục tiêu và yêu cầu tại khu vực kho. Việc đặt ra mục tiêu sẽ khác nhau tùy thuộc vào mỗi đơn vị kho vận.
Khi triển khai giai đoạn này, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch hành động chi tiết cho từng khu vực nhà kho và khu vực sản xuất chung để dễ dàng chủ động thích ứng hơn trong mọi tình huống xảy ra.
Shitsuke – Sẵn sàng
Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho không chỉ là một phương pháp dùng một lần mà phải được duy trì và thực hiện liên tục nhằm đạt được lợi ích cuối cùng. Nhà quản trị cần phải tiến hành rèn luyện đội ngũ nhân viên có thói quen tự giác, duy trì nề nếp và tác phong làm việc.
Lợi ích khi áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho
Dưới đây là một số lợi ích mà doanh nghiệp sẽ có được khi áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho:
- Gia tăng hiệu suất làm việc cho các nhân sự đang làm tại kho.
- Quản lý kho hàng một cách chặt chẽ, giảm thiểu tối đa sự thất thoát các loại hàng hóa.
- Cân đối giữa việc xuất nhập hàng hóa, chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh.
- Xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ, chuyên nghiệp và an toàn đối với người lao động.
- Trau dồi và nâng cao tác phong làm việc dành cho đội ngũ nhân viên kho.
- Tiết kiệm chi phí cho hoạt động quản trị chuỗi cung ứng, từ đó tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.
