Trong hoạt động kinh doanh, việc quản lý kho hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc quản lý kho thủ công vẫn còn nhiều hạn chế như tốn kém thời gian, dễ xảy ra sai sót, khó khăn trong thống kê, … Vì vậy, Pland Investment JSC sẽ chia sẻ đến bạn cách quản lý kho bằng Excel giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kho bãi, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Lợi ích của việc quản lý kho bằng Excel
Miễn phí, dễ dàng thao tác và sử dụng
Excel là một trong những sản phẩm được phát triển bởi Microsoft Office. Đây là một phần mềm phổ biến mà rất nhiều doanh nghiệp và cá nhân lựa chọn, giúp tiết kiệm chi phí so với việc mua các phần mềm quản lý kho chuyên dụng.
Giao diện phần mềm thân thiện và quen thuộc với nhiều người dùng. Không cần quá nhiều kiến thức chuyên sâu về công nghệ, người dùng vẫn có thể dễ dàng thao tác và dùng các chức năng cơ bản của Excel.
Linh hoạt và tùy chỉnh theo nhu cầu
Excel cho phép bạn tạo ra các bảng tính và biểu đồ theo số liệu cụ thể. Người dùng có thể thiết kế những form nhập liệu, bảng theo dõi tồn kho hay các báo cáo tùy ý.
Khả năng tùy chỉnh cao, từ việc định dạng ô, dùng công thức tính toán, đến tạo những macro nhằm tự động hóa quy trình. Doanh nghiệp có thể xây dựng các mẫu quản lý kho riêng biệt, phù hợp với đặc thù của từng ngành nghề và quy mô kinh doanh.
Dễ dàng theo dõi và cập nhật dữ liệu
Excel giúp bạn dễ dàng theo dõi những số liệu tồn kho, nhập kho và xuất kho. Người dùng còn được sử dụng chức năng lọc, sắp xếp và tìm kiếm thông tin nhanh chóng.
Dễ dàng cập nhật thông tin hàng ngày, giúp doanh nghiệp luôn nắm bắt được tình hình kho hàng hiện tại. Những thay đổi được lưu lại và có thể theo dõi lịch sử chỉnh sửa để quản lý tốt hơn.
Phù hợp đối với các doanh nghiệp nhỏ và cửa hàng
Đối với các doanh nghiệp nhỏ và cửa hàng, việc đầu tư vào các hệ thống quản lý kho phức tạp và đắt đỏ là phương án không khả thi. Excel chính là giải pháp tiết kiệm và hiệu quả.
Excel đáp ứng tốt các nhu cầu cơ bản về quản lý kho của các doanh nghiệp nhỏ, giúp họ quản lý hàng tồn kho, kiểm soát nhập xuất kho, và lập báo cáo một cách hiệu quả mà không cần đến các phần mềm phức tạp.
Sử dụng Excel để quản lý kho đem lại nhiều lợi ích vượt trội, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ có thể tiết kiệm chi phí và linh hoạt trong quá trình làm việc. Đây là công cụ hữu ích giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động quản lý kho mà không cần đầu tư nhiều vào các giải pháp phần mềm phức tạp.
Nhược điểm của việc quản lý kho bằng Excel
Dễ xảy ra lỗi nhập liệu thủ công
Việc nhập liệu thủ công dẫn đến sai sót một số sai sót như: nhập nhầm số liệu, thông tin không chính xác, thiếu sót dữ liệu. Đây là những khó khăn trong việc quản lý kho chính xác. Khi dữ liệu nhập liệu sai, việc phát hiện và sửa chữa lỗi có thể gây mất nhiều thời gian và công sức, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý.
Khó khăn trong quá trình quản lý kho lớn và nhiều mặt hàng
Excel hoạt động tốt với quy mô nhỏ và số lượng mặt hàng hạn chế. Tuy nhiên, khi số lượng hàng hóa và kho tăng lên quá nhiều, việc quản lý trở nên phức tạp và khó khăn. Chính vì vậy, việc quản lý kho lớn với nhiều mặt hàng trên Excel có thể làm giảm hiệu suất, dẫn đến tốc độ xử lý chậm và khó khăn trong việc tìm kiếm, lọc dữ liệu.
Thiếu các tính năng quản lý nâng cao
Excel không có những tính năng nâng cao như theo dõi lô hàng, quản lý hạn sử dụng, cảnh báo hàng hóa sắp hết hạn. Do đó, hạn chế này gây nên khó khăn cho những doanh nghiệp có yêu cầu quản lý chặt chẽ. NGoài ra, Excel còn thiếu đi tính năng tự động hóa trong việc cập nhật và quản lý dữ liệu, doanh nghiệp phải thực hiện nhiều thao tác thủ công, làm giảm hiệu quả.
Không phù hợp với hoạt động teamwork và chia sẻ dữ liệu
Excel không tối ưu cho việc chia sẻ dữ liệu trong một đội ngũ lớn, khó đảm bảo tính nhất quán và đồng bộ dữ liệu giữa các thành viên. Chính vì vậy, ứng dụng không hỗ trợ tốt cho việc nhiều người cùng làm việc trên một file, dễ dẫn đến xung đột dữ liệu và khó quản lý phiên bản.
5 bước quản lý kho hiệu quả với Excel
Bước 1: Thiết lập bảng tính Excel quản lý kho
Các cột thông tin cần thiết: Tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn vị tính, giá trị, ngày nhập kho, ngày xuất kho, nhà cung cấp.
Bước 2: Nhập dữ liệu kho hàng
Nhập thông tin chi tiết về các mặt hàng trong kho: Ghi rõ từng mặt hàng, mã hàng, số lượng hiện có, đơn vị tính và các thông tin liên quan để tạo cơ sở dữ liệu đầy đủ và chính xác.
Bước 3: Sử dụng công thức tính toán
Tính toán số lượng tồn kho, giá trị hàng tồn kho: Sử dụng những hàm cơ bản trong Excel như SUM, COUNTIF để tiến hành tính tổng số lượng hàng tồn kho, giá trị hàng tồn kho, giúp theo dõi chính xác số liệu.
Sử dụng các hàm cơ bản trong Excel (SUM, COUNTIF,…):
- Hàm SUM để tính tổng số lượng hàng hóa.
- Hàm COUNTIF để đếm số lượng hàng hóa theo từng điều kiện cụ thể.
Bước 4: Theo dõi và cập nhật dữ liệu
Cập nhật số lượng hàng hóa khi có xuất nhập kho: Điều chỉnh số lượng hàng hóa khi có thay đổi về xuất nhập kho, đảm bảo thông tin luôn được cập nhật mới nhất.
Sử dụng biểu đồ (chart) để có thể theo dõi tình hình các mặt hàng tồn kho: Tạo biểu đồ trực quan nhằm mục đích theo dõi xu hướng tồn kho, giúp quản lý dễ dàng đánh giá và ra quyết định.
Bước 5: Sao lưu và bảo mật dữ liệu
Sao lưu định kỳ file Excel để tránh mất mát dữ liệu: Bạn cần thường xuyên sao lưu dữ liệu nhằm phòng ngừa rủi ro mất dữ liệu, đảm bảo an toàn cho thông tin quan trọng.
Ngoài ra, bạn cần chú ý bảo mật file Excel bằng cách sử dụng mật khẩu bảo vệ file Excel, hạn chế quyền truy cập để đảm bảo an toàn dữ liệu.
Kết luận
Quản lý kho bằng Excel mang lại nhiều tiện lợi cho các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần lưu ý các hạn chế và thực hiện các bước quản lý hiệu quả để tối ưu hóa quy trình và đảm bảo tính chính xác, an toàn cho dữ liệu.
