Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì? Có gì nổi bật

Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì? Có gì nổi bật

Trong thời đại công nghệ số, việc quản lý hiệu quả kho hàng là một yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Hệ thống quản lý kho hàng WMS (Warehouse Management System) ra đời như một giải pháp tối ưu, giúp các doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, tối ưu hóa quá trình vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?

Warehouse Management System – WMS hay còn được gọi là hệ thống quản lý kho hàng. Đây là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động quản lý lượng hàng tồn kho, đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?
Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?

Để tối ưu hoạt động quản trị kho, một hệ thống quản lý kho WMS cần đảm bảo có đủ 5 thành phần chính như sau:

  • Phần mềm quản lý kho hàng​
  • Các thiết bị điện tử để cài đặt ứng dụng
  • Máy in
  • Máy quét mã vạch
  • Mạng không dây

Tính năng nổi bật của hệ thống quản lý kho WMS

Tối ưu thiết kế và không gian của kho

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) giúp doanh nghiệp sắp xếp hàng hóa theo thứ tự và vị trí hợp lý, giúp quá trình nhập, xuất và kiểm kê trở nên dễ dàng hơn. WMS hỗ trợ tối ưu hóa không gian kho, tự động hóa việc sắp xếp hàng tồn kho và giúp nhà quản trị theo dõi hàng hóa chính xác, giảm thiểu sai sót.

Quản lý và tiến hành kiểm soát hàng tồn kho

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) kết hợp với phần mềm SCM và công nghệ tiên tiến như IoT, RFID, giúp nhà quản trị theo dõi hàng hóa chặt chẽ. Nhờ đó, việc thu thập dữ liệu, tính toán tồn kho an toàn và phát hiện hàng hóa gặp vấn đề trong bảo quản trở nên dễ dàng hơn.

Tính năng nổi bật của hệ thống quản lý kho WMS
Tính năng nổi bật của hệ thống quản lý kho WMS

Lưu giữ hàng hóa

Hệ thống WMS hỗ trợ doanh nghiệp lưu kho theo các quy tắc như FIFO, LIFO, FEFO, giúp việc xuất hàng sau khi lưu kho trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn.

Tải và dỡ hàng

Hệ thống quản lý kho hàng cung cấp nhiều phương án giúp bốc xếp hàng hóa dễ dàng hơn. Đồng thời, hệ thống quy hoạch hàng hóa theo lô kết hợp lối đi, giúp giảm quãng đường di chuyển và nâng cao hiệu suất làm việc.

Quản lý đơn hàng & vận chuyển

Khi đơn hàng được xác nhận, hệ thống WMS tự động xuất vận đơn và gửi cho đơn vị vận chuyển. Hệ thống cũng hỗ trợ in danh sách hàng hóa và hóa đơn tạm tính để xác nhận đơn hàng.

Quản lý bến bãi 

Một tính năng quan trọng của hệ thống WMS là quản lý bến bãi, giúp sắp xếp kho bãi khoa học và phân luồng xe hiệu quả. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng quản lý hàng, giảm chi phí lưu kho và tối ưu hóa giao hàng.Quản lý nhân sự

Tính năng quản lý nhân sự trên hệ thống WMS hỗ trợ nhà quản trị trong hoạt động giám sát, kiểm soát năng suất làm việc của nhân viên. Đặc biệt, bảng chỉ số đo lường hiệu suất công việc (KPI) cũng được tích hợp trong hệ thống giúp quản lý dễ dàng đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên.

Báo cáo kho

Hệ thống quản lý kho hàng WMS cho phép doanh nghiệp xây dựng báo cáo tồn kho toàn diện theo thời gian thực. Từ đó, hệ thống cung cấp cho các nhà quản lý một cái nhìn tổng quát về tình trạng kho hàng, nắm bắt được tỷ suất quay vòng của hàng hóa để điều chỉnh sao cho hợp lý.

Lợi ích mà hệ thống quản lý kho hàng WMS mang lại

  • Giảm chi phí vận hành: Hỗ trợ sắp xếp kho bãi, xác định nơi chứa hàng và tối ưu hóa không gian.
  • Nâng cao hiển thị tồn kho: Giúp theo dõi hàng hóa theo thời gian qua mã vạch, số seri, RFID.
  • Quản lý tồn kho Just-in-Time: Đảm bảo tồn kho đáp ứng nhu cầu thị trường mà không vượt quá.
  • Tăng cường bảo mật: Yêu cầu nhân viên sử dụng tài khoản cá nhân, giảm rủi ro tiết lộ thông tin.
  • Tối ưu quy trình xuất nhập: Quản lý hiệu quả quy trình xuất nhập kho.
Lợi ích mà hệ thống quản lý kho hàng WMS mang lại
Lợi ích mà hệ thống quản lý kho hàng WMS mang lại
  • Quản lý nhân sự: Hỗ trợ phân chia công việc và lịch trình làm việc hiệu quả.
  • Quản lý thanh toán: Tích hợp thanh toán hoặc liên kết với bên thứ ba.
  • Cải thiện quan hệ: Giảm thời gian chờ đợi và giao hàng nhanh chóng hơn.

Một số loại hình hệ thống quản lý kho hàng WMS

Dựa trên tính kết nối WMS được phân chia thành 2 loại là hệ thống độc lập và hệ thống tích hợp. Dựa trên cấu trúc nền tảng thì WMS sẽ được chia thành 2 loại là giải pháp tại chỗ và trên đám mây.

Hệ thống độc lập và tích hợp 

Hệ thống quản lý kho tích hợp thường liên kết với ERP, giúp quản lý kho, sản xuất, bán hàng, kế toán kết nối với nhau. Điều này cho phép quản lý nắm rõ tình hình kinh doanh tổng thể, ví dụ như sản phẩm bán chạy để điều chỉnh tồn kho phù hợp.

Ngược lại, hệ thống quản lý kho độc lập chỉ phục vụ cho bộ phận kho, không kết nối với các bộ phận khác như bán hàng hay kế toán, nhưng có khả năng quản lý chi tiết các hoạt động trong kho.

Hệ thống WMS tại chỗ và trên đám mây (cloud)

WMS tại chỗ là phần mềm được cài đặt trực tiếp trên máy của doanh nghiệp, cho phép kiểm soát dữ liệu chặt chẽ nhưng chi phí ban đầu cao.

Ưu điểm:

  • Toàn quyền kiểm soát các tính năng.
  • Chỉ trả phí cài đặt một lần, không cần đăng ký hàng tháng.
  • Hệ thống nằm trong máy tính doanh nghiệp.

Nhược điểm:

  • Khó mở rộng quy mô.
  • Cần đội ngũ IT nội bộ để bảo trì.
  • Bảo mật dữ liệu không cao.

Hệ thống WMS trên đám mây

Cloud WMS phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ chi phí hợp lý. Hệ thống tính phí theo đăng ký, lưu trữ dữ liệu trên máy chủ từ xa và nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm sửa lỗi, cập nhật.

Ưu điểm:

  • Trả phí theo nhu cầu.
  • Dễ dàng mở rộng quy mô.
  • Bảo mật tốt hơn WMS tại chỗ.
  • Truy cập mọi lúc, mọi nơi.

Nhược điểm:

  • Không phù hợp cho doanh nghiệp có quy trình phức tạp.