Quản lý kho bãi là một trong những phần thiết yếu trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc đầu tư vào hệ thống kho bãi và nắm vững cách quản lý xưởng, kho bãi hiệu quả đem lại nhiều lợi ích to lớn. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về kinh nghiệm quản lý xưởng, kho bãi hiệu quả. Cùng tìm hiểu nhé.
Tầm quan trọng của việc quản lý kho bãi
Quản lý kho bãi đóng vai trò vô cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp. Việc quản lý kho đem lại hiệu quả:
Tối ưu hóa chi phí
- Giảm chi phí lưu trữ kho hàng: Việc sắp xếp và lưu trữ hàng hoá khoa học giúp tận dụng tối đa không gian kho bãi, giảm diện tích lưu trữ và tiết kiệm chi phí thuê kho hoặc xây dựng kho mới.
- Giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hoá: Hệ thống quản lý kho giúp bạn dễ dàng theo dõi, kiểm soát hàng hóa chặt chẽ, tránh mất mát, hư hỏng hoặc bị trộm cắp.
- Tăng hiệu quả vận chuyển: Việc sắp xếp hàng hóa hợp lý còn tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển. Từ đó, nâng cao hiệu quả hoạt động phân phối hàng hóa.

Nâng cao chất lượng dịch vụ
- Đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng: Việc quản lý kho bãi kho hàng hiệu quả còn đáp ứng nhu cầu hàng hoá một cách nhanh chóng và chính xác. Khi đó, doanh nghiệp có thể tăng cơ hội cạnh tranh so với các đối thủ trên thị trường.
- Tăng sự hài lòng của khách hàng: Việc giao hàng đúng hạn và đầy đủ là yếu tố nâng cao sự hài lòng của khách hàng, góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu uy tín.
Tăng hiệu quả hoạt động
- Tăng năng suất lao động: Quản lý kho bãi hiệu quả giúp tự động hóa các quy trình thủ công, tối ưu thời gian và nhân lực.
- Cải thiện khả năng truy xuất thông tin: Hệ thống quản lý kho bãi hiện đại giúp theo dõi và truy xuất thông tin về hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác.
- Nâng cao khả năng thích ứng với thị trường: Việc quản lý kho bãi linh hoạt còn giúp cho doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh hàng tồn kho, bổ sung hàng hoá khi cần nhằm phục vụ mục đích kinh doanh.
Xem thêm:
- Thuê nhà xưởng giá rẻ, chất lượng từ 50k/m2 – Bảng giá mới nhất
- 7 lợi ích khi thuê kho xưởng mà doanh nghiệp cần nắm vững
- Kinh nghiệm thuê nhà xưởng, tối ưu chi phí kinh doanh hiệu quả
Kinh nghiệm quản lý xưởng, kho bãi hiệu quả
Dưới đây, Pland Investment JSC sẽ chia sẻ đến bạn một số kinh nghiệm quản lý xưởng, kho bãi hiệu quả:
Kinh nghiệm quản lý xưởng – Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh
Để năng cao hiệu quả quản lý kho hàng thì việc đầu tư vào cách bố trí và sắp xếp hàng hoá vô cùng quan trọng. Trên thực tế, doanh nghiệp chưa chú trọng đến hoạt động này, dẫn đến lãng phí thời gian, công sức.
Để giảm thiểu được điều này, quản lý kho và chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
- Sắp xếp các sản phẩm trong kho hàn theo mức độ liên quan và tần suất sử dụng. Các sản phẩm thường xuyên được xuất kho nên được đặt ở vị trí dễ tiếp cận, trong khi những mặt hàng ít sử dụng hơn nên được xếp vào phía trong.
- Thống nhất nguyên tắc sắp xếp kho và phổ biến cho tất cả nhân viên. Điều này giúp tạo ra ý thức tốt về quản lý kho, đặc biệt là đối với những người mới vào làm việc.

Dán nhãn cho các sản phẩm trong kho
Dán nhãn hàng hoá cũng là cách để quản lý kho hàng hiệu quả. Để bảo quản sản phẩm, hầu hết các sản phẩm sẽ được đóng vào các hộp, túi. Khi đó, dán nhãn lên bao bì giúp quá trình tìm kiếm sản phẩm dễ dàng hơn.
Kiểm tra kỹ thông tin xuất nhập kho đặc biệt là số lượng
Sai lệch số lượng hàng hóa xuất nhập kho là vấn đề nan giải mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Việc sai lệch số liệu gây ra những hậu quả nghiêm trọng như thất thoát hàng hóa, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và gây khó khăn cho công tác quản lý kho bãi.
Các nguyên nhân dẫn đến sai lệch số lượng hàng hóa:
- Lỗi thủ công: Sai sót do nhân viên kiểm hàng thiếu kinh nghiệm, đếm sai số lượng hàng hóa khi nhập hoặc xuất kho.
- Thiếu hệ thống quản lý kho hiệu quả: Việc quản lý kho thủ công thông qua sổ sách, giấy tờ dễ dẫn đến nhầm lẫn, thiếu sót.
- Quy trình xuất nhập kho chưa được thống nhất: Việc giao tiếp, phối hợp giữa các bộ phận liên quan như kho, sản xuất, bán hàng chưa hiệu quả.
Giải pháp khắc phục sai lệch số lượng hàng hóa: Để tránh phải những sai lầm thì người chuyển hàng cần có một phiếu ghi nhận. Trước khi kho nhận phiếu, nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra kỹ số lượng ít nhất 2 lần. Sau đo, so sánh số liệu với phiếu chuyển. Nếu phiếu khớp thì hàng sẽ được nhập kho.

Xem thêm:
- Quy trình cho thuê kho bãi nhanh chóng tại Pland Investment
- Thuê kho xưởng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa
- Các hình thức thuê kho xưởng phổ biến nhất trên thị trường
Kinh nghiệm quản lý kho: Giữ kho sạch sẽ mỗi ngày
Để đảm bảo hiệu quả hoạt động và an toàn cho hàng hóa, quản lý kho cần phải thực hiện một cách khoa học và bài bản. Trước khi nhập hàng, nhà kho cần được dọn dẹp sạch sẽ để tạo không gian thông thoáng. Kho hàng sạch sẽ giúp ngăn ngừa vi khuẩn, nấm mốc và các tác nhân gây hại, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm cho hàng hóa.
Sau khi kết thúc một ngày làm việc, các nhân viên kho cần phải dọn dẹp lại kho hàng. Việc này cần được tiến hành đều đặn để tạo thành thói quen tốt, giúp giảm thiểu sai sót, tạo hứng thú trong công việc cho nhân viên.
Giao trách nhiệm cho từng nhân viên kho
Việc quản lý kho khoa học đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có nhiều kho và diện tích rộng. Để nâng cao hiệu quả quản lý, việc phân chia trách nhiệm cho từng nhân viên kho là một giải pháp hiệu quả.
Việc giao trách nhiệm cho từng nhân viên giúp học có ý thức làm việc hơn, đặc biệt là những nhân viên chưa có kinh nghiệm quản lý kho trở nên tốt hơn. Đặc biệt, cách này cũng hạn chế việc thất thoát hàng hóa trong kho, giúp quá trình quản lý kho hiệu quả hơn.
Tiến hành kiểm kho định kỳ
Sau một khoảng thời gian cố định, thông thường khoảng 1 tháng, doanh nghiệp nên kiểm kê lại một lần để khớp các số liệu. Nếu còn có bất kỳ lỗi sai nào thì sẽ tiến hành chỉnh sửa ngay.

Thanh lý hàng hóa hết giá trị sử dụng
Trong quá trình kiểm kho, nếu phát hiện các mặt hàng tồn kho quá lâu hoặc đã hết hạn sử dụng, bạn cần đánh dấu và báo cáo với cấp trên để tiến hành thanh lý. Việc này giúp tránh tình trạng kho quá đầy và đảm bảo các sản phẩm trong kho đều có thể sử dụng được.
Xem thêm:
- Khi làm hợp đồng thuê nhà xưởng, kho bãi cần lưu ý điều gì?
- Thuê kho xưởng kinh doanh online giá rẻ, uy tín chỉ từ 50k/m2
Sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả
Dù đã thực hiện đầy đủ các kinh nghiệm quản lý kho được truyền đạt ở trên, nhưng doanh nghiệp vẫn phải sử dụng một phần mềm quản lý kho hiệu quả. Có nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm quản lý kho đơn giản, dễ thao tác, nhưng lại tách biệt với các bộ phận khác.