Hoạt động quản trị kho hàng trong logistics là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng nhằm đảm bảo tất cả các sản phẩm được được quản lý, kiểm soát và theo dõi một cách chính xác và hiệu quả nhất có thể. Việc quản lý kho hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao lợi nhuận. Trong bài viết này, hãy cùng Pland Investment JSC tìm hiểu chi tiết về hoạt động quản lý kho hàng.
Tầm quan trọng của việc quản trị kho hàng trong logistics
Để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, công tác quản trị kho hàng logistics chính là mắt xích vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Khi tiến hành triển khai công tác quản trị kho hàng cách hiệu quả, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích tuyệt vời như sau:
- Giảm chi phí lưu thông: Tối ưu quy trình quản lý kho giúp giảm chi phí vận chuyển hàng hóa.
- Quản lý chi phí nguyên liệu: Giúp kiểm soát và tiết kiệm chi phí nguyên liệu đầu vào.
- Đảm bảo liên tục sản xuất: Tránh rủi ro mất mát thời gian và chi phí trong quá trình sản xuất và cung ứng.
- Giảm thiểu hư hỏng hàng hóa: Giảm thiệt hại và chi phí liên quan đến hư hỏng hàng hóa.
- Nâng cao chất lượng bảo quản: Đảm bảo hàng hóa giữ chất lượng tốt khi đến tay người tiêu dùng, cải thiện hình ảnh thương hiệu.
Quy trình quản trị kho hàng trong logistics
Quy trình quản lý kho logistics bao gồm những hoạt động thiết yếu để quản lý và kiểm soát hàng hóa trong kho. Phía bên dưới là những bước chính trong quy trình này:
Lập kế hoạch nhập kho
- Tiếp nhận hàng: Xác nhận hàng hóa đúng loại, số lượng và thời điểm nhập kho.
- Kiểm tra chất lượng: Đảm bảo hàng hóa đạt tiêu chuẩn và không bị hư hỏng.
- Xác định vị trí lưu trữ: Phân bổ hàng hóa vào vị trí lưu trữ hợp lý trong kho.
Kiểm soát hàng tồn kho
- Kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm kê hàng hóa thường xuyên nhằm đảm bảo sự chính xác và minh bạch.
- Theo dõi tồn kho: Sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi số lượng và tình trạng hàng hóa.
Xử lý hàng hóa hư hỏng và quản lý chất lượng
- Quản lý chất lượng: Đảm bảo hàng hóa được bảo quản đúng cách để tránh hư hỏng.
- Xử lý hư hỏng: Ngay lập tức xử lý hàng hóa hư hỏng bằng cách loại bỏ, sửa chữa hoặc tái sử dụng tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Lập kế hoạch xuất kho
- Chuẩn bị giao hàng: Xác nhận thông tin đơn hàng và chuẩn bị hàng hóa cho việc giao hàng.
- Đóng gói sản phẩm: Đảm bảo đóng gói sản phẩm đúng tiêu chuẩn để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Báo cáo thống kê định kỳ
- Lập báo cáo: Tạo các báo cáo về tình trạng kho, biến động xuất nhập và kiểm kê hàng hóa.
- Đánh giá hiệu quả: Việc lập báo cáo định kỳ giúp đánh giá và cải thiện quy trình quản lý kho.
Các cách quản trị kho hàng trong logistics
Để tối ưu hóa quản lý kho hàng trong logistics, doanh nghiệp cần phải áp dụng những phương pháp và công nghệ hiện đại. Phía bên dưới là những cách quản lý kho hàng logistics hiệu quả:
Sử dụng phương pháp FIFO, LIFO và FEFO
- FIFO (First In, First Out): Phương pháp này ưu tiên xuất những hàng hóa nhập vào trước. Nếu doanh nghiệp đang kinh doanh các mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn như mỹ phẩm, thực phẩm, … thì hoàn toàn có thể áp dụng.
- LIFO (Last In, First Out): Phương pháp này ưu tiên xuất hàng hóa nhập vào gần đây, thích hợp cho vật liệu lưu kho lâu dài như vật liệu xây dựng.
- FEFO (First Expired, First Out): Phương pháp này ưu tiên xuất hàng hóa có ngày hết hạn sớm, giúp giảm lượng hàng tồn kho và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Sử dụng mã vạch và hệ thống quản lý thông tin kho
- Mã vạch: Dán nhãn sản phẩm cùng với mã SKU hoặc mã vạch nhằm phân biệt và theo dõi hàng hóa hiệu quả. Khi sử dụng hệ thống quét mã vạch, doanh nghiệp có thể quản lý thông tin kho và tồn kho.
- Hệ thống quản lý thông tin kho: Xây dựng quy trình rõ ràng từ lập sơ đồ kho, kiểm soát xuất nhập, kiểm tra tồn kho, đến chuẩn bị, đóng gói, và giao hàng. Cùng với đó là phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên để đảm bảo quy trình trơn tru và chính xác.
Thống nhất quy trình và quy chuẩn làm việc với đối tác
- Quy chuẩn đóng gói: Thống nhất với đối tác về kích thước, khối lượng, số lượng sản phẩm mỗi thùng và thông tin hàng hóa.
- Quy trình nhận hàng: Kiểm đếm số lượng, đánh giá chất lượng, niêm phong, và ký xác nhận. Nếu hàng không đạt yêu cầu, lập biên bản hoàn trả và xử lý bồi thường nếu cần.
Cải tiến phương thức lấy hàng
- Kho nhỏ: Áp dụng phương thức lấy hàng theo đơn, trong đó mỗi nhân viên xử lý đơn hàng riêng để tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Kho lớn: Áp dụng phương thức lấy hàng theo cụm, tổng hợp hàng giống nhau từ nhiều đơn hàng để tối ưu hóa hiệu quả và phân phối.
Ứng dụng công nghệ tiên tiến
- Kho nhỏ: Bạn có thể sử dụng Excel để quản lý kho nếu số lượng hàng hóa ít và đơn giản.
- Kho lớn: Áp dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp để quản lý số lượng hàng hóa lớn và mẫu mã đa dạng.
Kết luận
Tóm lại, quản trị kho hàng trong logistics là một yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và giảm thiểu chi phí. Việc quản lý kho hàng không chỉ đảm bảo hàng hóa được lưu trữ và phân phối hợp lý mà còn giúp cải thiện chất lượng dịch vụ và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng. Do đó, việc áp dụng các phương pháp quản trị kho hàng hiện đại và tối ưu là cần thiết để duy trì sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp trong ngành logistics.
